保定至沧州高速公路监理单位档案质量审核工作汇报
发布时间：
2011-04-10
来源：
一、工程概况
保定至沧州高速公路是河北省“五纵六横七条线”高速公路网规划网中“第5线”，是连接保定、沧州两市的高速通道，是河北省高速公路“网化工程”的重要组成部分；本项目连接区域内的京港澳、大广、京沪、石黄等高速公路，对形成快速高效的公路网有着重要意义；同时它也是国道主干线的完善和补充。
本项目路线起点位于保定市五里铺和大赛之间的107国道，终于沧州市沧县崔尔庄与石黄高速公路相接，为双向四车道高速公路，主线按双向四车道高速公路标准建设，全封闭、全立交，设计速度120公里/小时，整体式路基宽28米；桥涵设计车辆荷载为公路Ⅰ级，其余技术标准和指标按交通部颁《公路工程技术标准》（JTG B01—2003）执行。路线总长122.5公里,其中特大桥3座、大桥6座，中桥24座；全线设朝阳路、大庄、高阳、高阳东、河间北、河间、沙河桥、韩村8处收费站，高阳、河间养护工区两处。预留大庄、沙河桥两处互通。全线于2007年12月20日建成通车，大庄、沙河桥两处预留互通于2008年12月28日建成通车。
二、监理工作概况
1、建立组织形式
本项目监理组织机构形式为两级管理体制，总监办下设驻地办。其中总监办分为保定段总监办和沧州段总监办，保定段驻地办分为BJ1、BJ2、 BJ3三个合同；沧州段驻地办分为CJ1、CJ2、CJ3三个合同。所有监理单位均通过公开招标选定，均持有交通部甲级监理资质证书。
2、监理管理结构
监理管理结构采用直线职能式，各驻地办在总监理工程师的领导下，形成一个驻地办初审、审查，总监办职能部门审核，总监理工程师审批的管理体系，驻地办、总监办按照各自职责范围行使监理职权。
三、资料档案管理与控制
保沧高速公路竣工文件，是指该工程从项目提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使用，全过程中形成的文件、图表和音像等材料。各种文件、图表、音像等材料要求完整、准确、系统、组卷规范、排列合理。
由于监理单位的介入是从工程施工开始，所以各监理单位对交（竣）工资料档案管理的控制主要在施工和交（竣）工阶段。
下面就代表监理单位对施工阶段和交（竣）工阶段资料档案管理与控制措施向在座的各位领导及专家汇报如下：
（一）、施工阶段
公路工程施工期间形成的资料，反映的是项目各施工过程客观现状和规律的信息。它包括文字、图表和音像等表达形式。
在该阶段监理单位主要做了以下工作：
1、及时下发文件，明确要求
竣工文件是公路工程项目全过程的真实写照，是公路工程项目竣（交）工验收、质量等级评定、养护管理的主要依据，也是公路工程新改建工程及科研工作的主要参考资料，为此在工程伊始，总监办就将资料整理填写有关要求以文件形式发至各施工单位和驻地办，使各单位的资料整理有了一个纲领性的文件，同时也有细节的要求。随着工程的进展，总监办又根据实际情况陆续出台了一些“工程资料整理规范用语”等文件，为工程资料整理的完善性、规范性起到了很好的指导作用。
2、加强中间检查
在工程实施过程中，总监办组织了形式多样的检查，但每次检查必不可少的内容之一就是内业资料。通过检查也发现了不少问题，然后就内业资料存在的问题进行多次研讨，商量统一的标准和改进的措施，并对各单位资料整改的情况再进行检查，如此反复，直至合乎要求。另外，还多次组织召开各单位资料整理人员的专题会议，就资料整理过程中存在的问题进行探讨、交流与答复，从而使许多问题得以解决并达到了广泛的统一。也正基于这种动态管理，才使资料的整理工作基本达到了规范化、标准化、统一化。
3、建立健全管理体制
成立资料管理领导小组，成员包括施工和监理单位责任人，各单位配备专职档案管理人员，具体负责资料的收集、整理和归档工作，另外，还配备了足够数量的计算机、复印机、扫描仪等办公设备，从组织结构和后勤服务方面确保了资料整理工作的顺利进行。
4、积极参加业主组织的资料整理方面的培训
为了使交（竣）工资料的整理达到一个更高的水平，业主对资料管理人员组织了多次的专题培训。只有提高资料管理人员的专业水平，才能更好地做好资料的编制管理工作，确保公路工程建设竣工文件材料的完整性、准确性与系统性。参建各单位每次都是积极参加，之后监理单位负责督促将培训内容与各自的实际工作相联系，努力克服原来工作的不足，由此起到了很好的效果。
（二）、交（竣）工阶段
1、竣工资料编制组织和管理
2007年12月，筹建处、总监办印发了《公路工程竣工资料编制规定》，对项目档案的编制进行部署并提出了更细致的要求。各参建单位按照管理处和总监办的要求建立管理体制，并配备专职资料编制人员和必要的电脑、打印等设备，及时收集并整理竣工文件的各种材料，使项目资料收集、整理与工程建设同步，并按要求进行规范组卷和合理排列。
按照管理处和总监办的要求各单位建立了临时档案室。临时档案室管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温度的控制和调节，防治有害生物、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。建立健全管理体制，并设专人管理。另外，为使项目档案案卷盒标准统一，各单位所用档案盒均统一购买，按各卷资料厚度的案卷盒内，并按要求填写。
2、博采众长，确定竣工资料的构成和竣工图表形式
竣工资料分类号编制方法以单项工程为单位，按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程类目进行分类。
公路工程竣工文件材料归档前，均按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性原则，分类科学，便于查找利用。案卷由案卷封面和卷脊、卷内目录、卷内文件及卷内备考表组成。
除卷内目录外，还编制一份科技档案目录，方便查找资料。照片、音像档案有时间、地点、事件等要素文字说明。电子版竣工资料完全按照已成卷的原件按卷逐页进行扫描，并按类目刻录到不可擦写的光盘内，使竣工档案更加完整，提高了档案资料保管的安全性。电子版的卷内目录，原件及图纸，均刻录成光盘一同移交。
竣工图的排列顺序为：路线、路基、路面、小桥涵洞、大中桥、通道分离式立交、沿线设施。竣工图表能全面、准确地反映全部施工实际造型和特征，凡原设计图表涉及的内容，竣工图表均反映不遗漏，特别是隐蔽工程的高程，各部尺寸和地质情况，如实反映在图片上。竣工图所用图例和图幅与原设计图一致。
3、抓重点，以点代面
由于交（竣）工资料的整理具有很大的“活泛性”，有时因理解的不同而导致资料的填写不一样。因此总监办将资料整理比较规范的标段作为培养重点进行检查，并督促该施工单位和驻地办按要求进行资料的整理，之后还要检查存在的问题及整改情况，直到达到满足要求为止。然后邀请其他施工单位和监理单位来参观，此举不但规范统一了各单位的资料，而且还加快整理速度，效果非常显著。
4、邀请专家，专门讲座
为了减少这项工作的失误，总监办专门邀请资深专家对所有单位的相关人员进行了培训，对资料的整理起到了较大的促进作用。
5、配合业主，做好档案的管理工作
业主对交（竣）工资料档案管理工作极端重视，安排了经验丰富的档案管理人员专门从事此项工作。在管理过程中，也采取了许多有效措施，例如出台一些管理规定，举行专项培训等。为了使整个项目的资料档案管理工作目标统一，不致使各单位无所适从。总监办对业主的许多措施均给予了积极的配合，从而保证了档案管理工作的顺利进行。
6、最终把关，做好竣工资料的移交
对于施工单位和驻地办上报的竣工资料经总监办严格检查无误后移交至高阳养护工区进行归档。项目各单位在档案资料移交时，均填写接受签证单和分类目录，对移交的档案资料，交接双方经清点核查后，互相办理交接签字手续，同时移交内容相同的电子文档。
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