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保定至沧州高速公路档案管理工作汇报

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保定至沧州高速公路档案管理工作汇报

保定至沧州高速公路档案管理工作汇报

【概要描述】

  • 分类:工程档案资料
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  • 来源:
  • 发布时间:2011-04-10 08:50
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一、工程概况
       保定至沧州高速公路是河北省“五纵六横七条线”高速公路网规划网中“第5线”,是连接保定、沧州两市的高速通道,是河北省高速公路“网化工程”的重要组成部分;本项目连接区域内的京港澳、大广、京沪、石黄等高速公路,对形成快速高效的公路网有着重要意义;同时它也是国道主干线的完善和补充。
       本项目路线起点位于保定市五里铺和大赛之间的107国道,终于沧州市沧县崔尔庄,与石黄高速公路相接,为双向四车道高速公路。主线按双向四车道高速公路标准建设,全封闭、全立交,设计速度120公里/小时,整体式路基宽28米;桥涵设计车辆荷载为公路Ⅰ级,其余技术标准和指标按交通部颁发的《公路工程技术标准》(JTG B01—2003)执行。
       路线总长122.5公里,其中特大桥3座、大桥6座,中桥24座;全线设朝阳路、大庄、高阳、高阳东、河间北、河间、沙河桥、韩村8处收费站,高阳、河间养护工区两处。全线于2007年12月20日建成通车,大庄、沙河桥两处预留互通于2008年12月28日建成通车。

二、项目档案管理情况
       保沧高速公路土建工程分为14个合同段;交通安全设施工程分为22个合同段;房建6个合同;主线、交安监理 10个合同;房建监理2个合同;机电工程施工、监理各1个合同。本项目各参建单位负责职责范围内的档案资料的搜集、整理和归档工作。
        1、编制依据
       本项目档案根据交通部2004年第3号令《公路工程竣(交)验收办法》;交通部交办发[2001]390号文件《关于印发<公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>的通知》;交通部(87)交办发315号文件,《关于颁发<交通部科学技术档案分类编号办法>的通知》;交通部、档案局交办发[2005]431号文件《关于印发<交通档案管理办法>的通知》;河北省档案局、河北省计划委员会冀档[1999]10号文件《关于印发<河北省重点建设项目档案管理暂行办法>的通知》等文件进行编制。
        2、项目档案的组织
       项目档案是高速公路工程建设中的重要组成部分,是整个建设过程的第一手原始记录,客观的反映了高速公路的勘察设计、施工、技术攻关、管理思想与实践,对今后高速公路的维护、管理、改扩建提供重要依据。
       本项目实行档案工作与项目建设同步管理的制度,各参建单位将项目档案工作纳入了项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理。同时,本项目将文件材料的收集、整理和归档纳入了合同管理,实行项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,并采取了有效的考核措施,保障档案工作经费充足,设施完备,保证档案管理正常工作的需要。
       在项目开工建设开始,就建立了由单位领导分管、部门领导主管的项目档案管理工作机构,下设总监办总监和各驻地办主任负责所管理的施工单位的档案检查和管理工作,同时,筹建处配备了与工作相适应的专职档案人员,负责档案搜集和整理工作,并分阶段不定期检查工程资料的完整性和连续性,对各单位交接的资料进行初步验收,最终与管理单位保沧公司顺利交接。
       3、项目档案的收集、整理与归档
       本项目文件资料的建档按照各参见单位的职责范围各负其职实施。筹建处负责项目前期工作文件及建设期间文件的收集、整理和归档工作。驻地办负责将其管理施工单位的监理资料进行收集、整理与归档。各参建单位负责施工范围内的档案资料的搜集、整理和归档工作。
       4、提高认识,加强教育
       保沧高速公路项目实施以来,筹建处领导高度重视本项目的档案管理工作,多次请档案局专家对筹建处、总监办、驻地办、施工单位的档案管理人员进行培训。档案资料的收集整理贯穿于项目建设的始终,筹建处分三个阶段对各单位进行培训:第一阶段为开工至通车,讲解施工资料收集、存放的相关规定。第二阶段,通车之后资料收集、装订,讲解收集装订的内容。要求各单位按照《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等的相关规定,对单位施工期间的资料进行收集、整理、装订。第三阶段,档案移交与整理,讲解档案归档整理的知识。筹建处按照设计、施工、竣工、监理等不同阶段或性质,对移交的全部案卷进行系统整理和排列,编制科技档案归档目录。
通过多次培训教育,使各单位档案管理人员充分掌握档案管理的专业知识,提高了档案管理水平。
       5、项目档案编号
       本项目档案分为五部分,包括综合部分、决算和审计文件、监理资料、施工资料和科研新技术资料。档号按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程类目进行分类编号,以单项工程为单位,由项目档案分类号和案卷顺序号组成。从而使各单位移交的档案标准、统一,方便了查找和利用。
       6、统一归档,编制科学技术归档目录
       筹建处形成的案卷按照科室进行系统整理和排列,参建单位形成的案卷依路线进行方向,按照图纸、管理性文件、路基、涵洞、通道、桥梁、路面沿线、机电工程的顺序分别进行排列。
       分类号编制方法以单项工程为单位,按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程三级类目进行分类。对接收的全部档案统一编制档案分类编号,打印填写归档章,填写卷面和卷脊,对不符合规范的档案资料进行整改。
       7、项目档案质量情况
       本项目按照单位、部门、阶段进行分工,对反映与项目有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料,依照《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》的相关规定,将资料进行收集,保证了档案的完整、准确、系统。
     (1)、项目档案工作实行了统一管理,由总监办对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位下文统一了档案格式和装订格式,由筹建处相关人员进行有效的监督、指导,确保了档案标准统一,外观形象一致、美观。
     (2)、档案室保存项目档案为两套,原件一套,复印件一套,其按照标段顺序进行摆放;另电子版档案一套,按照标段刻录到不可擦写的光盘中保存,以方便借阅。
     (3)、检索工具齐全,编制了科技档案目录、卷内目录。通过科技档案目录查找所需要的案卷,再通过卷内目录查找所需文件,使档案查找利用方便、快捷、准确。

三、档案移交
       档案整理好后,由筹建处与保沧公司共同负责接收各参建单位系统整理过的工程档案。筹建处与保沧公司档案负责人共同检查,认真核实档案资料与交接表目录,以保证其工程资料与移交档案资料的完整性与一致性。本项目工程资料主要包括:
      1、前期文件:项目立项依据性文件、项目管理文件等。
      2、设计文件:水文、地质勘探报告及地质图;规划设计文件;设计文件;结构设计计算书等。
      3、施工技术文件:施工定位测量、试验报告;隐藏工程验收记录;工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录;图纸会审、变更设计通知单、技术核定单位等修改依据;工程质量事故报告及处理记录;工程质量检查、评定资料齐全。
      4、监理文件:监理通知、备忘录、报告、会议纪要;施工质量分析;监理规程;合同管理文件、三控制文件、协调文件等。
      5、设备文件:设备、材料采购合同、出厂质量合格说明;设备、材料装箱单、开箱记录;设备图纸使用说明书;设备安装调试记录等。
      6、声像档案:施工前旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、照片、领导视察等声像材料。
      7、项目建设工程中产生电子文件,按电子文件归档与管理规范及时进行了归档,并有相应的纸制文件。
四、结束语
       在本项目档案的整个编制过程中,一直得到了各级领导的关怀、支持和帮助。省档案局及省交通厅领导多次莅临指导,有针对地提出改进措施;省高管局领导对本项目的档案工作极其重视并给予大力支持;档案工作人员不辞辛苦,团结协作,各监理和施工单位积极配合,使档案整理、立卷、归档工作得以顺利完成,在此,向关心和支持本项工作的领导及为本项工作付出艰辛劳动的同志们表示衷心的感谢!

 

 

 

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