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减少动作浪费 提高工作效率

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减少动作浪费 提高工作效率

  • 分类:精益专栏
  • 作者:马双珍
  • 来源:河间站
  • 发布时间:2022-09-16
  • 访问量:0

减少动作浪费 提高工作效率

【概要描述】

  • 分类:精益专栏
  • 作者:马双珍
  • 来源:河间站
  • 发布时间:2022-09-16 10:21
  • 访问量:0
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        俗话说“工欲善其事必先利其器”,想要提高工作效率,有时候并不是一味催促自己做得快一点,而是可以通过减少动作的浪费来实现。

        有个朋友曾经给我分享了这样一个故事:她新去了一家媒体公司,日常工作是写稿件,而她之前习惯在Word里面写稿,但新公司却要求所有稿件在提交时都用微文档,于是她每次在Word里面写完稿后,都复制到微文档再调整格式。

        有一次,她的老板看到了她的工作习惯,便提醒道:“你可以直接在微文档里面写呀,这样不就减少了复制和调整的时间。”

        朋友当时不以为意,便说自己习惯了使用Word,而且复制和调整也花不了多少时间,她的老板便郑重地说:“一次复制确实花不了多少时间,可十次、二十次呢?有时候效率就是在不经意的间被拉低的。”

        原本,我也以为朋友的想法并没有什么错,直到学习精益后,了解到“减少动作浪费”这个概念,才有意识去关注日常生活和工作中,是否存在动作浪费的情况,这一观察,才发现这种浪费的情况并不少见:比如,由于桌面东西乱放,当自己需要某个物品时,总要翻找一段时间;做菜时没有评估分量,先用小盘子装,结果发现装不下再换大盘子等等。

        实际上,这种动作浪费,不仅仅出现在个人身上,更容易出现在团队协作中。河间站收费岗,现在填写的表格较多,如班组管理、数据收集、消毒管理等将近10项,不过并没有对这些表格进行统一管理,需要用的时候就去打印。

        这便造成了反复找办公室打印表格的动作浪费,而且有时候需要填写表格,但办公室并不在岗,记录无法及时填写。在表格收集和归档时,也会出现类似情况,办公室不在岗或被其他事耽搁,上个月的资料就无法及时收集和归档。

        为了解决这个问题,河间站统计了每项表格每月的使用数量以及消耗量,并将表格管理工作具体明确到个人,由岗位数据专员负责打印和发放,当班班长负责上月表格收集。

每月28-30日,数据专员会按照统计的数量,将下月要使用的表格打印和整理好,每月凌晨发放给接班班长,同时交班班长需将收费岗所有表格整理后捎回站区放置到办公室桌子上,后期办公室再审核整理归档。

        如此,便减少了反复打印表格的动作浪费,也减少了打印时间,并避免了归档工作延误的情况,工作效率也随之提升。虽然只减少了朝办公室跑几次的动作,效率好像没有太大提升,但如果拉长时间线来看,每月减少三四次,一年便减少三四十次,十年则是三四百次。

       反之亦然,我们以为某个浪费的小动作不重要,可能也就是多重复两次而已,有它时间不会增加多少,没了它时间也不会减少多少,但如果这个动作会持续重复很长时间,所造成的浪费就越严重。

        所以,精益学习,就是对工作、生活中的小事不再习以为常,能看得到单次动作浪费背后更大的浪费,懂得从小处着手,从改善一个动作开始,去优化工作和生活中的做事方式,达到提高效率的目的。

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