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关于印发档案管理制度(修订)的通知

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关于印发档案管理制度(修订)的通知

  • 分类:档案专题
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  • 发布时间:2016-11-11
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关于印发档案管理制度(修订)的通知

【概要描述】

  • 分类:档案专题
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  • 发布时间:2016-11-11 02:14
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第一章 总则

第一条 为规范公司档案管理工作,不断提高档案管理水平,逐步实现档案管理的标准化、规范化和制度化,有效保护及利用档案资料,根据国家、省、省交通厅和河北交通投资集团公司的有关档案管理法律、法规和规定,结合公司实际,修订本制度。

第二章 档案管理机构和职责

公司设立综合档案室,综合档案室确定专人负责集中统一管理公司各类档案。
第二条 分管档案工作的公司领导职责。
(一)统一领导公司档案工作,审批档案工作规划、规章制度,审批档案的鉴定销毁报告及清册。
(二)将档案工作纳入公司领导议事日程,纳入工作规划、计划、纳入有关人员的职责范围和考核目标,及时研究解决档案工作中存在的问题。
(三)保证档案工作人员在晋职、职称评聘、学习进修和福利等方面享受与科技管理人员同等待遇及按有关规定享受相应的津贴补助。
(四)组织协调公司各部室档案工作关系。
第三条 主管档案工作的综合管理部负责人职责。
(一)贯彻执行档案工作有关法律、法规、方针、政策及业务标准。
(二)组织、落实公司各项档案工作任务。
(三)落实专(兼)职档案人员培训。
(四)负责集中统一管理公司各门类和载体的档案,确保公司档案齐全、完整、准确、系统、安全。
(五)负责公司档案的监督检查和业务指导工作。
(六)负责公司一般档案借阅的批准工作。
(七)负责公司档案鉴定销毁工作的组织实施。
第四条 公司各部室负责人职责。
(一)掌握公司档案工作的有关制度规定要求。
(二)配备本部室的兼职档案人员,并保持相对稳定。
(三)对本部室档案的完整、准确、系统负责。
(四)督促本部室的兼职档案人员做好文件材料的收集、立卷和整理、归档工作。
第五条 综合档案室档案员职责。
根据工作需要,公司综合档案室配备政治可靠,具有大专文化程度和一定专业知识,符合机要人员条件的档案工作人员,并保持相对稳定。综合档案室档案员职责:
(一)认真贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准,维护公司档案的齐全、完整、系统、安全。
(二)努力熟悉公司各项业务,监督指导各部门、收费站、工区做好文件材料的形成、积累、整理立卷和归档工作,保证档案齐全、完整、准确、系统。
(三)负责公司档案的收集、整理、统计、鉴定、保管和利用工作。
(四)认真落实档案工作人员“五参加”制度。
(五)做好公司档案的保管和保密工作,确保档案的安全。
(六)及时、准确地做好相关档案信息的反馈和报送工作。
第六条 各部室兼职档案员职责。
各部室应确定专人负责本部室归档文件材料的收集和整理,并按各类档案归档时间,定期交综合档案室集中管理。各部室兼职档案员职责如下:
(一)落实公司档案管理各项制度和工作标准。
(二)熟悉本部室业务和档案业务,指导督促本部室有关人员做好文件材料的收集积累、整理工作。
(三)负责本部室各门类(包括文书、会计、科技、声像、实物等)文件材料的平时立卷工作及文件材料提供利用及安全保管工作。
(四)严把案卷质量,做好本部室文件材料整理、归档工作。
(五)在次年5月底前,将去年本部室的文件材料,编制移交归档文件目录,连同档案一并移交综合档案室。
第七条 公司有关专业技术人员职责。
(一)对本部室、本人在日常业务、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责。
(二)对办理完毕的文件材料,及时交本部室兼职档案人员保管,不得将文件材料据为己有或延交。
(三)在科研课题或建设项目结束或告一段落时,必须将文件材料收集齐全,及时立卷归档,并保证文件材料内容准确、字迹工整、图样清晰。
(四)协助本部室兼职档案员做好文件保管期限和密级划分工作。

第三章 档案归档整理制度

第八条 归档范围。
凡是反映公司工作活动,重要有查考利用价值的文件资料、图片、照片、录音、录像及其它实物资料等(具体归档范围,详见河北保沧高速公路管理类文件材料归档范围和保管期限表、项目工程档案归档范围和保管期限表、会计档案归档范围和保管期限表),均应按照文书、会计、工程、声像、实物档案等进行分类整理,规范归档。
第九条 归档分工要求。
(一)公司各部室要在综合档案室的监督指导下,把应归档的各门类文件资料按要求进行整理,并经综合档案室检查合格后,方可归档。
(二)公司各部室兼职档案员要按照归档范围,将具有保存利用价值的文件资料收集齐全、完整,按照相应的归档文件整理规则整理归档。
(三)声像档案资料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者;照片档案资料应将照片和底片或数码电子文件分别按要求整理归档。
(四)会计档案资料应由财务部按照《会计档案管理办法》负责整理归档。
(五)工程档案应由涉及项目工程的部门按照工程档案的相关要求负责整理归档。
(六)综合档案室接收档案资料时,各部室兼职档案员必须将归档的各门类档案资料编制移交目录,一式两份。档案员按照目录清点无误,且质量符合要求后,交接双方在移交目录上签字,综合档案室和各部室各留存一份,以备查找。
第十条 归档文件要求。
(一)归档的文件材料应当精练准确,并反映立档部门的主要职能。
(二)归档文件必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
(三)整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求,所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护的要求。
(四)将归档文件按专题或事项加以整理成一卷或一件。
(五)归档的文件材料须是原件,以便有效提供利用。
(六)归档的文件材料要求底稿清晰、字迹端正,并符合公文格式等要求,忌用铅笔、圆珠笔拟写和签发文件。
(七)文件材料归档后不得更改。
(八)卷内文字材料、图纸、照片,一般应按其正文在前,附件在后;印文在前,定稿在后;文字材料在前,图样材料在后的顺序进行整理。
(九)公司应归档的文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
(十)归档的文件材料一般一式一份,重要的利用频繁的档案,应归档一式两份,正式装盒保存一份,一份供借阅。
(十一)凡属公司归档范围的文件材料,各有关部门要按项目、专题加以系统整理,装订成一卷或一件,经主管部门负责人审查后,及时或定期向档案室办理移交手续,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档,
第十一条 归档时间。
(一)各部室承办的公文办结后,由综合管理部统一归档。各部室形成的其他的文书、声像、实物等档案资料,由兼职档案员在次年5月份移交综合档案室。
(二)为便于工作,公司的会计档案可暂由财务部保管一年,于次年3月底前移交综合档案室。
(三)公司的工程档案在项目工程竣工验收后,由项目工程涉及部门整理成卷,移交综合档案室保管。
(四)公司工作人员因公外出学习、参观、考察和参加会议、公务活动中收集获取的文件材料,要及时交本部室兼职档案员保管,任何人不得据为已有。

第四章 档案查、借阅及利用制度

第十二条 公司工作人员因工作需要,经综合管理部负责人同意,可查阅本部室形成的档案资料。因工作需要查阅其他部室形成的档案资料时,须征得相关部室主要负责人同意,并经综合管理部负责人批准后,方可查阅。
第十三条 公司财务部人员因工作需要,可查阅会计档案。非财务部人员查阅会计档案的,需征得财务部主要负责人批准后,由财务部人员查阅会计档案。
第十四条 查阅公司领导班子办公会会议纪要、监事会、董事会、股东会会议资料等涉密文件,须经总经理批准。查阅党委记录,必须经党委书记批准。
第十五条 外单位人员需要查阅公司档案时,必须持该单位介绍信(介绍信中应说明查阅档案人员的身份,查阅档案的范围和用途)和本人有效工作证件,由相关部室有关人员经办,并报有关领导审批后,方可查阅。
第十六条 查阅、摘抄、复制公司档案,需填写档案查、借阅和利用登记表。
第十七条 查阅公司档案,一般不能将档案带出综合档案室,特殊情况需要借阅时,须经综合管理部负责人(其中,会计档案还须经财务部负责人)批准后,方可借阅。文书和会计档案借期不超过5天、工程档案借期不超过15天,如确需延长借期,应到综合档案室办理续借手续。声像、实物及电子档案概不外借。
第十八条 档案利用者对档案要负安全、保密之责,不得损毁、丢失、抽取、拆散档案,不得将档案带出公司,严禁在档案上涂改和作任何标记。未经综合档案室档案员同意,不得复印、摄影、摄像、公布档案材料。
第十九条 因利用档案解决重大问题,并产生较大经济效益和社会效益的,档案利用者要认真填写利用效果或及时反馈信息。必要时,综合档案室档案员要对利用效果进行追踪记录。

第五章 档案保管制度

第二十条 综合档案室负责集中统一管理公司的文书、会计、工程、声像、实物等有保存利用价值的全部档案资料。
第二十一条 综合档案室要设置保管专用库房,实行专柜存放,专人管理,并严格落实库房管理制度。
第二十二条 综合档案室档案工作人员要对收进、移出、外借、归还的档案、资料,进行认真清点、核对、登记、注销、入库,不可乱堆乱放,如发现缺件、少页、涂改、损坏等现象,要及时处置。
第二十三条 任何人取放档案都要轻拿轻放,防止搓揉、挤塞、撕裂、污染档案的现象发生。
第二十四条 综合档案室档案工作人员对室藏档案要定期进行检查,发现下列问题要及时处置:
(一)对逾期未还的档案要及时催还,发现问题要及时汇报。
(二)对已破损、字迹模糊、退化或变质的档案,要及时修补、复制,以最大限度地延长档案的寿命。
第二十五条 综合档案室档案员工作发生变动时,必须在离职前将所保管的档案进行清点,确保账物相符,并办理交接手续。

第六章 档案保密制度

第二十六条 公司所有工作人员要严格遵守保密规定,确保档案的绝对安全,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露和扩散档案的机密内容,更不得在离职后泄露和扩散档案的有关信息。
第二十七条 要严格执行档案的查、借阅制度,对涉密或特别重要的档案,要由综合档案室档案员监视阅览,不准档案利用者查阅与其无关的档案。
第二十八条 档案利用者应在指定的阅览室查阅档案。
第二十九条 任何人未经许可,不准复印、摘抄、公布和泄露公司档案内容。
第三十条 未经许可,非综合档案室档案员不得随便进入综合档案室或档案库房。
第三十一条 综合档案室档案工作人员要随时检查档案库房的安全及保密设施情况,及时排查隐患,发现问题,立即报告。

第七章 档案统计制度

第三十二条 公司的档案统计数据要以原始记录为依据,必须做到准确、真实、可靠、及时、科学。
第三十三条 公司档案统计工作由综合档案室负责。
第三十四条 公司档案统计工作的主要内容包括:档案数量的统计(包括档案的收进、移出、销毁、实存等方面的情况)、档案业务工作质量的统计(包括档案的归档率、完整率、准确率等)、档案开发利用工作情况的统计(具体包括借阅人次、借阅数量、查全率查准率、利用率、准确率等)。
第三十五条 综合档案室档案员要在每年终对前一年室藏档案数量、档案业务工作质量和档案开发利用工作情况进行一次统计。
第三十六条 综合档案室档案员要注意做好各收费站、养护工区的档案管理机构和人员及档案管理工作情况的统计和汇总工作。
第三十七条 综合档案室档案员要按规定及时向档案业务管理机关报送档案工作统计材料。

第八章 档案鉴定销毁制度

第三十八条 公司档案需要销毁时,需成立由公司分管领导、综合管理部负责人,档案员和相关业务人员组成的鉴定小组。其中,鉴定会计档案,必须由财务部有关人员参加。
第三十九条 公司档案保管期满后,需进行重新鉴定,对于仍具有保存利用价值的档案要继续延长保管期限,对于确已失去利用价值的,应登记造册进行销毁。
第四十条 公司档案鉴定销毁工作程序为:
(一)综合档案室依据公司相关档案保管期限表,对到期档案及时提出处理鉴定销毁建议,并拟定工作方案,报请分管领导审批。
(二)综合档案室组织档案鉴定小组人员实施鉴定工作,提出无保存价值的档案清册,并形成书面鉴定报告。
(三)综合档案室对经档案鉴定小组认定为需要销毁的档案清册,连同鉴定报告,一式两份,报请公司分管领导审批。
(四)经批准销毁的公司档案,要保留观察一个时期,经认真鉴定确实没有参考利用价值方可销毁。
(五)综合档案室将需要销毁的公司档案进行逐件清点,包装好后,指派专车专人(至少两人)送往指定地点销毁,并由两人以上监销。其中,销毁会计档案时,必须由财务部有关人员监销。监销人要在销毁清册上签字,注明销毁方式和日期。
(六)公司档案销毁后,由综合档案室档案员在销毁清册及案卷目录上注明“已销毁”字样,并将鉴定报告及销毁清册存放卷宗内。
第四十一条 未经审批,任何人不得私自销毁公司的档案。

第九章 档案库房管理制度

第四十二条 公司档案库房为机要重地,非综合档案室档案员,不得随便进入。因公确需进入者,要由综合档案室档案员陪同。
第四十三条 公司档案库房和档案柜钥匙由综合档案室档案员统一保管,并做到随手锁门。综合档案室档案员对档案库房和库存档案的安全负责。
第四十四条 公司档案库房要配备密集架,档案要分类存放,排列规范,成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降温。档案上架排列要从左到右,自上而下排放。
第四十五条 公司档案库房内要保持清洁、卫生。严禁在档案库房存放易燃易爆危险物品和酸腐性化学制剂,不得存放与档案无关的杂物。
第四十六条 公司档案库房应配备降温除湿、防火防盗报警装置等设施设备,达到“八防”(即防火、防水、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染等)要求,并做到以防为主,防治结合。
第四十七条 公司档案库房要与办公室、阅览室实行三分设。
第四十八条 综合档案室档案员要加强对公司档案库房内温湿度的监控和调节,并安设温湿度表,要将温度控制在14一24℃,相对湿度控制在45一60%。要坚持经常测记库房内温湿度,并对其变化情况进行综合分析,随时采取调节措施。
第四十九条 综合档案室档案员每天下班前要对档案库房的门、窗、电源等进行检查,确保切断电源,关窗锁门,防止因天气变化或人为破坏造成损失。
第五十条 综合档案室档案员每半年要对室藏档案进行一次安全检查,发现问题,要及时汇报,并立即采取有效措施,妥善处置。

第十章 电子档案管理制度

第五十一条 公司的电子档案,是指公司在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件,其归档范围和保管期限参照相应的纸质文件材料。
第五十二条 电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用;涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第五十三条 公司各部室分别负责本部室形成的电子档案的收集、整理、归档工作,并于次年5月底前,连同移交登记表,向综合档案室移交归档。综合档案室负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
第五十四条 公司各部室在向综合档案室移交电子档案时要做到:
(一)元数据应当与电子档案一起移交。
(二)电子档案的文件格式按照国家有关规定执行。
(三)公司的电子档案施行“双套制”,即在电子文件归档时,应制作相应的纸质拷贝件一套,同时归档。
(四)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息。
(五)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交,压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。
(六)将已移交的电子档案在本部室至少保存5年。
第五十五条 公司电子档案的移交
移交电子档案时,应按照规定存贮结构采用一次写光盘等脱机载体一式三套移交,并在载体上按相关规定分别贴上反映其内容的标签。
第五十六条 各部室在向综合档案室移交电子档案前,应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验,合格后方可移交。
第五十七条 综合档案室应当做好统一保管利用,确保做到外观完好、整洁无损、上机无病毒和百分之百的准确率。
第五十八条 综合档案室应当对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验,合格后方可接收。
第五十九条 综合档案室档案员要将存储电子档案的光盘放入具有防光、防尘、防磁、防有害气体的设施内,并将温度控制在17℃一20℃,相对湿度控制在35%一45%。
第六十条 综合档案室档案员对室藏的电子文件档案每4年要进行一次机读抽查,抽查率不得低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。
第六十一条 公司的电子档案概不外借,利用时可通过档案管理系统查询,并设置相应的安全保密防范和监管保障措施。
第六十二条 电子档案的销毁规定与其他门类的档案相同。

第十一章 档案工作人员“五参加”制度

第六十三条 档案员“五参加”是指:
(一)档案员要参与上级单位领导到公司视察等各项活动的组织工作,及时掌握文件材料的形成、积累情况。
(二)档案员要参与公司组织的重大活动和有关会议的组织管理,及时掌握文件材料的形成、积累情况。
(三)档案员要参加公司组织的工程建设项目竣工验收会议、科研成果评审和设备、仪器开箱文件材料的验收、鉴定工作,审查档案收集、归档情况,并提出档案归档与移交要求。
(四)档案员要参加公司组织的纪念、会展等活动,及时收集活动形成的各类不同载体的文件材料。
(五)档案员要参加由2个以上部室组织的重大活动和会议,掌握文件材料的形成整理情况。
第六十四条 公司各部室在组织或举行上述活动时,要主动通知综合档案室档案员和本部室兼职档案人员,并注意按要求做好档案的收集、整理和归档工作。
第六十五条 档案员要积极参加上述活动,并监督、指导活动组织方做好档案的收集、整理和归档工作。

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