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档案管理制度(试行)

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档案管理制度(试行)

  • 分类:档案专题
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  • 发布时间:2011-04-10
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档案管理制度(试行)

【概要描述】

  • 分类:档案专题
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  • 发布时间:2011-04-10 02:15
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详情

一、目的
       为加强公司档案资料管理,进一步完善档案工作,逐步实现档案管理的规范化和制度化,有效保护及利用档案资料,结合公司实际,制定本制度。
         二、适用范围
       公司在各种活动中形成的重要有利用价值的文件材料、电子、声像、实物档案材料的归档管理,其中以文书档案、工程档案、财务档案为主。
        三、职责
      (一)公司档案的主管部门为综合部,综合部内设综合档案室,由专职档案管理员统一管理各种档案。对公司各部门形成的文件材料的收集、归档、整理工作进行指导和监督,并对公司各收费站、养护工区的档案进行指导、检查。
     (二)公司档案室为综合档案室,收集、整理文书档案,并对工程档案、人事档案、财务档案进行监督和指导。
     (三)公司各部门设兼职档案员,负责档案的收集与归档。公司各部门形成的档案资料在未移交以前,由部门的承办人负责保管。
     (四)收费站及养护工区的兼职档案员,由办公室主管担任,负责收费站及养护工区文件材料的搜集和整理。各收费站、养护工区兼职档案员负责保管本单位内档案。
        四、档案的收集与整理
     (一)档案资料的收集
       档案资料的收集就是把分散在各部门、个人手中的档案分别集中到综合档案室的工作。
     (二)档案立卷标准
      1.文件齐全完整。
      2.分类准确、组卷合理、卷内文件排列科学有序。
      3.卷内目录、备考表填写清楚。
      4.标题简明确切,碳素墨水填写。
      5.立卷人、检查人签字盖章。
      6.归档文件材料永久、长期保管的应使用棉线沿文件左侧按“三孔一线”逐件进行装订。
      7.保管期限划分准确。
    (1)工程档案的保管期限按《交通部科学技术档案分类编号办法》分为永久、长期(十六年至五十年)、短期(十五年以下)三种,分别保管。
    (2)08年前的文书档案保管期限按国家档案局1988年1月1日颁发的《文书档案保管期限表》定为永久、长期(十六年至五十年)、短期(十五年以下)三种,分别保管;09年后的文书档案按国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。
       (三) 归档要求
      1.归档的文件材料应当精练准确,并反映立档部门的主要职能。
      2.归档文件必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
      3.整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求,所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护的要求。
      4.将归档文件按专题或事项加以整理成一卷或一件。
      5.归档的文件材料应为原件。
      6.文件材料归档后不得更改。
      7.归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求,禁用圆珠笔、铅笔、复写纸和红墨水书写,以利长期保存。
      8.卷内文字材料、图纸、照片,一般应按其正文在前,附件在后;印文在前,定稿在后;文字材料在前,图样材料在后的顺序进行整理。
      9.公司应归档的文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
     10.归档的文件材料一般一式一份,重要的利用频繁的档案,应归档一式两份,正式装盒保存一份,一份供借阅。
      11.凡属公司归档范围的文件材料,各有关部门要按项目、专题加以系统整理,装订成一卷或一件,经主管部门负责人审查后,及时或定期向档案室办理移交手续,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档,对拒绝归档的部门负责人和兼职档案员处以500-1000元罚款。
     (四)归档时间及内容
      1.随时归档的文件
     (1)领导指导性文件。如法规性文件、重要决议,年度计划,长远规划等。
     (2)不必办复的收文。如通报、简报等。
     (3)问答性文件。如重要的请示与批复、问函与复函。
     (4)发文与收文需要归档的文件。
     (5)重大会议、专题或专业性会议、检查形成的各种材料、可在会议结束后将会议材料向档案室归档。
     (6)公司人员参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时整理归档。
      2.需年度归档的文件
       随时归档的文件以外的档案材料为年度归档文件,要求在次年五月三十日前,将应归档的材料加以整理,由部门负责人审核,主管领导审批,经档案室验收合格后,向档案室移交(附件1:《档案移交、接收登记表》)。
      3.对某些具体性工作(包括跨年度的工作)可在工作完成告一段落时,将其文件资料集中向档案室归档。
      4.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收时,由验收人及时登记,安装调试后归档。
      5.工程档案在工程验收结束后及时归档 。
      (五) 整理原则
档案室对所接收的档案,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,本着便于保管和方便利用的原则,及时进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
      五、各类档案管理规定
    (一)工程档案的管理
      1.工程档案是在设计、生产、科研、基建、管理活动中形成的,具有保存和利用价值的各类文字、图表、音像等载体。
      2.工程档案的归档范围
    (1)公司基建工程(自立项报批-设计、施工-竣工验收-土地房产确权等文件资料)。
    (2)公司施工技术科研
各类工程(含路、桥、涵洞、机电、房建、交通安全设施、养护、绿化等)施工技术标准和技术规定(含科学报告、保险、专利、工程图纸、文件资料;革新成果、新技术、新工艺等)。
    (3)工程质量管理
有关工程质量检查各类报表、文件,质量事故分析及采取的措施;各类获奖证书、奖牌等。
    (4)机电设备管理机械设备图纸、说明、合格证书及大修资料;路、桥养护及大修资料。
    (5)其它需要归档的工程文件资料。
     3.整理办法
       采取分类号编制方法,以单项工程为单位,按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中确定的公路工程类目进行分类。
      (二)文书档案管理
文书档案是公司组织所从事的各类管理活动中,如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等,文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文件转化而成的。
      1.归档范围
(1)上级机关文件材料
①上级批转并需本单位执行的有关文件资料(包括报纸、刊物等)。
②上级领导组织检查本单位时产生的各类载体资料。
③代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿及上级机关文件印本。
(2)公司筹备、成立、经营期形成的文件材料
①公司制定的章程、规章制度。
②正式文件。指公司制发的(包括转发、合发、公司的请示与批复、上级的批复、下级的请示等)正式文件的签发稿(定稿)、印刷稿、重要文件的修改稿。
③反映公司历史沿革、大事记、年鉴、重要活动的剪报、荣誉证书、声像材料、有纪念意义和凭证性的实物、举办展览的照片、录音、录像等。
④股东会、董事会、监事会、行政领导办公会会议文件材料。
⑤党、政、工、团、妇委会等会议材料。
⑥各种大、中型活动会议资料。公司专业会议及外出参加针对公司主管业务的会议文件材料。
⑦公司人事调动、任免、入党转正、奖惩、培训等文件材料。
⑧各种协议、合同。
⑨工作总结、计划;重要的情况报告、报表等。
⑩固定资产方面所产生的文件材料,包括固定资产的申请、验收,设备仪器维护和管理等资料。
⑪安全生产管理
安全生产各类报表及重大伤亡事故分析措施等有关文字材料。
(3)公司下级单位报送的重要文件
①下级单位报送的年度及年度以上的工作计划、总结、报告。
②重大问题的专题报告。
③其他对公司有保存价值的文件材料。
2.不归档范围
(1)上级单位的文件材料中,普发性不需公司办理的文件材料,任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。
(2)本单位文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件;未经签发的文件草稿,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信件,不需办理的一般性人民来信、电话记录,公司内部互相抄送的文件材料;本公司领导兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。
(3)同级单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
(4)下级单位的文件材料中,供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。
3.整理方法
(1)装订:归档文件采用保管期限一年度一机构(问题)分类法。 归档文件按“件”装订,装订时正本在前,定稿在后;正文在前;附件在后;原件在前,复制件在后;转发文件在前,被转发文件在后;来文与复文为一件时,复文在前,来文在后。
(2)排列:归档文件应在分类方案的最低一级类目,按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
(3)编号:归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号;在每件文件首页加盖归档章并填写相关内容。
(4)编目:依据编件号的顺序编制归档文件目录并装订成册.归档文件目录不需要装入档案盒。
(5)装盒:将归档文件按档案室编件号顺序装入档案盒并填写档案盒封面,盒脊及备考表项目。
(三)声像档案管理
1.声像归档范围
(1)声像档案管理是档案管理的重要组成部分,是公司领导和有关人员在从事技术、生产、经营等各项活动中形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、影视片、幻灯片、光盘等专门载体并辅以文字说明的材料和依据。
(2)记录公司主要职能活动和重要工作成果的声像材料。
(3)公司参加的重要外事活动的声像材料。
(4)记录公司各种重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料。
(5)其它具有特殊意义和长久保存价值的声像材料。
2.声像档案的收集原则
为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全,在收集工作中应遵循“以公司为主线,突出主题,质量精良,内容齐全”的原则。
3.声像档案的归档要求
(1)声像档案由公司档案室集中统一管理,任何部门或个人不得以任何借口据为己有。
(2)档案室负责指导、监督、检查各部门声像档案材料的形成、积累、整理和归档工作,负责声像档案的接收、再整理、保管和提供利用工作。
(3)凡属归档范围的声像材料,由形成部门负责完成声像材料的形成、收集、初步整理和归档工作,由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后负责收集、整理,并附文字说明,及时向档案室移交。
(4)照片与底片必须一致,同时归档。
(5)归档的数码照片,必须是原始版,不得进行技术修改,并选用只读光盘作为存储载体。
(6)归档的声像材料,必须内容完整、图像及声音清晰,载体无磨损及划伤。
(7)移交声像材料时应填写《移交登记表》,注明时间、内容、移交单位及人员等,并由经办人签字。
4.声像档案的整理
(1)整理原则:以便于保管、有利于提供利用为原则,可按载体类别-¬年度-问题分类,保持分类方案的稳定。
(2)整理前应对声像材料进行筛选和鉴别,选择声音、图像清晰、完整性强,体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。
(3)保管期限应参照与其相关的文书、工程等档案的保管期限表确定;按涉密程度标注密级,遵照国家相关保密制度规定执行。
(4)照片档案的整理按专题或事件进行组册,册内照片的排列应按照事件,结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。
(5)数码照片应按事件建立文件夹,形成一组联系密切的数码照片,并按年度刻制光盘;光盘内容:存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、光盘说明文件;光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光碟类型(CD-R、DVD)等。
(6)归档的声像档案应拟写归档文字说明:录音录像带等磁性载体应注明录制者、录制时间、内容、密级、带长(时间)等事项;光盘应注明存储文件的内容、格式、密级、制作日期、制作者光盘类型等事项。
(7)声像档案按载体类别—年度—保管实体顺序编号,即盒(盘)号,并填写每个保管实体的说明标签,贴于保管实体外盒的适当位置。
(8)录音录像带、光盘等载体的声像档案均应放入相应的载体盒保存,并对不同载体的声像档案分别编制档案目录。档案目录包括盒(盘)号、内容、制作者、制作日期、密级、保管期限、参见号、备注。
5.声像档案的保管和利用
(1)声像档案保管和利用
①按照不同载体类别分开排列保管。
②声像档案应采用竖放保存方式,以防重压。
③永久保存的声像档案中,以数字形式存储的声像档案应多重备份,具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。
④声像档案要定期倒带、复制和转存处理,录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年,每十年复制一次,光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年。
⑤声像档案的鉴定、销毁应按有关规定,严格审批手续,声像档案未经鉴定和批准,任何部门不得擅自销毁、消磁及涂改处理;如需复制,应办理审批手续(形成部门除外),经主管领导批准后实施。
⑥档案室应严格执行档案借阅制度,原版声像档案不得外借。
(2)声像档案库房管理:除具备一般档案库房的安全保管条件外,应远离能够形成磁场的电器设备、设施。
(四)电子公文管理
1.归档范围
(1)电子公文,是指公司利用计算机形成的,具有查考和利用价值,以数字形式存储于磁带、光盘、磁盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通讯网络上传输的公文。
(2)电子公文归档,是指文书部门或业务部门将按规范程序形成的电子公文,按国家和省档案行政管理部门的要求向本单位档案部门移交的过程。
(3)电子公文归档原则:应当遵循电子公文形成特点和规律,维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,便于电子公文的科学保管和长期有效利用。
2.电子公文的收集方式
采用归档和接收两种方式;收集方式有网络传输和介质(大容量存储器)接收两种方式。
3.归档时间和保管期限
(1)归档时间:管理性文件在次年年初归档,技术文件在项目完成后归档。公司档案室应当将归档后的电子档案建立脱机保存的备份。
(2)档案室的档案管理系统应采取稳妥的身份识别、权限控制、防计算机病毒及攻击等技术措施,以确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性。电子档案形成时,应当同公文处理系统自动产生相关的原数据和背景信息,在拟制、流转等过程中及时进行跟踪、检查和补充,并随同电子文件一并归档。
(3)电子公文形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。
(4)电子公文形成部门应当在电子公文归档时检查相关项目,检查项目包括:与纸质公文核对内容、签章、审核电子公文收发登记表及相关的著录条目等,确保电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致,处理过程无差错。
4.电子公文归档要求
(1)归档电子公文格式:应当符合《电子文件归档与保管规范》。
(2)完整齐全、真实有效。
(3)整理、编辑。
(4)防病毒。
(5)附有编制说明。归档电子公文存储载体应符合保管要求,保存的电子公文一般不加密、不压缩,必须加密、压缩的电子公文应当与其解密软件、解压缩软件和说明文件一同归档。
(6)归档的电子公文,应当按本单位档案分类方案进行分类、整理,并备份拷贝至耐久性好的载体上,重要的一式2套,一套封存保管,一套提供利用。
(7)归档电子公文参照《档案著录规则》(DA/T18—1999)进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求和相关标准与规范,补充电子公文特有的著录项目和其他标识,并将结果制成机读目录和纸目录。
5.归档鉴定:
文件形成单位在移交电子文件前及档案保管部门在接收电子公文档案前,应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格后方可进行交接,检验项目如下:
(1)载体有无划痕,是否清洁。
(2)有无病毒。
(3)核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续;归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由部门负责人签署审核意见,移交时填写《电子公文移交、接收检验登记表》,登记表一式2份,一份交电子文件形成单位,一份由档案保管部门自存;如文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
(4)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
(5)对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
(6)超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照纸质档案的有关规定执行,并严格审批程序。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除,并应当由档案室列出销毁文件目录存档备查。
6.电子公文的保管
(1)电子公文载体应当使用专门设备集中保存,不同套别的载体要分开保管。
(2)保管环境应当远离强磁场、强热源,与有害气体相隔离,防光、防尘、防磁、防有害气体。保管环境温度控制在17℃—20℃,相对温度控制在35%—45%。
(3)单片载体应当装盒,竖立存放,避免擦、划、触摸记录涂层和挤压。
(4)按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)要求,推荐采用的载体为:只读光盘、一次性写光盘等。不允许用软磁盘、U盘、移动硬盘作为归档电子公文长期保存的载体。
(5)存储电子公文的载体或装具上应当贴有标签,标签上应当注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。
(6)档案室应在确保载体安全可利用的前提下,定期对电子公文进行可识别性检测和转存。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应当及时采取恢复措施;对磁性载体上的归档电子公文,每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。
(7)档案室应加强电子公文的管理,提供利用有密级要求的电子公文时,应严格遵守国家有关保密规定;采用联网方式提供利用的,应当严格实行科学隔离技术,采取稳妥的身份认定、权限控制,安装防火墙等技术措施,确保归档电子公文安全。
       六、档案保管制度
(一)设置档案库房、档案装具及其它必要设施,严格档案库房管理,防止失密、泄密事件发生。
(二)加强档案的科学管理,做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化。归档文件材料分类清楚,组卷合理,以利于调阅、存放和档案的安全,防止和减少档案的损毁。
(三)卷内文件应排列有序, 定期检查档案保管情况,发现档案破损或字迹变化,及时修补复制,保证档案的齐全完整。对卷内文件编定页号,去除金属装订物,最大限度的延长档案的保管寿命。
      七. 档案的保密制度
(一)档案工作的保密范围
1.上级下发的机密或秘密文件。
2.公司股东会、董事会、监事会会议文件。
3.公司党委会议记录和重要文件。
4.公司设计、施工的重要工程图纸、重要革新资料、新的生产工艺等。
5.归档的其他重要文件等。
(二)具体使用范围
1.凡查阅党政重要会议纪要,必须经公司党政主管领导批准。
2.查阅公司财务账册和会计报表,必须经总经理及总会计师批准。
3.凡查阅公司重要保密图纸,需经总工程师批准。
4.对档案密集的划分,要定期进行鉴定和审查。
(三)安全保密管理规定
1.档案库房非档案管理人员不得随便入内。
2.凡借阅档案,必须严格按借阅制度办理借阅手续。
3.档案和资料一律不准带出档案室,特殊情况经主管领导批准方可借出。
4.若抄录保密档案,需经公司主管领导批准,并经档案室校阅,用后归档保存。
5.外单位查阅档案时,需持本单位介绍信,经总经理批准,未经许可不得抄袭。
6.查阅者要爱护案卷,不得在案卷上勾画、涂抹、违者要视情节严重程度进行处罚。
7.阅览室禁止吸烟和大声喧哗。
       八、档案统计制度
(一)档案统计工作是档案基础工作中的重要组成部分,档案工作者必须加强政治责任心,认真做好此项工作。
(二)档案统计应包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
(三)每年年终应对该年度形成的各类档案资料和编写的档案工具、科研材料(包括案卷目录、全引目录、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织机构沿革、各项规章制度等)统计一次。
(四)档案资料的查阅、借阅情况,要登记清楚。
(五)各类档案的统计数据由分管各类档案工作的人员提供,交专人统计填报。
(六)对统计数字进行综合分析,找出存在问题,提出改进措施。
       九、档案借阅制度
(一)公司档案室接待的范围,以公司内部为主,公司重要或保密文件,必须严格按照借阅审批程序(附件2:《重要档案借阅申请登记表》)办理,对不符合借阅审批程序的,一律不得办理。
(二)对工程档案的底图不得外借,可在阅览室内查阅。特殊情况经主管领导批准,经办人签字后方可借出,一般应当日归还,最长不得超过三天。
(三)借阅手续
1. 借阅重要档案,如:股东会、董事会、监事会会议文件;工程重要图纸;财务档案等,由借阅部门提出申请,部门主管领导审核、签字,档案室审核申请批示,经档案主管领导批准同意后,方可借阅。
2.借阅一般档案资料,须履行登记、借阅手续,当面查点清楚,并填写(附件.:《档案借阅登记表》),按时归档。
(四)注意事项
1.借阅档案一般不准抄录文件内容,凡因工作需要摘抄档案内容时,必须经主管领导同意。
2.借阅者必须爱护档案,不准在档案卷内写字、涂改、作标记;不准拍照、划圈、损毁、抽取、拆散、丢失等;不准转借他人或携带出公司,要妥善保管,严防失密等事故发生,确保案卷的完整与安全。
3.退还档案时,收、交双方要当面点清数量和案卷质量,无误后予以登记归还,发现数量不符或破损时,应查明责任,报告主管领导予以处理。
4.严格保守公司机密,查阅者应保证档案有关内容的安全性,不得随意外传和遗失。
5.借阅档案者应严格遵守借阅制度,按时间要求归还档案,如工作调动或因公出差,应事先将借阅的档案归还。
6.档案工作人员要热情服务,努力做好档案借阅工作,积累档案利用工作经验。
      十. 档案鉴定和销毁制度
(一)档案鉴定工作,就是甄别和鉴定档案的价值,根据它们的不同价值确定不同的保管期限,以便把需要长期保存的档案,妥善地保存起来,准确的剔除无价值的档案材料。
(二)档案鉴定应以党的方针、政策为指导思想,坚持实事求是的原则,一切从实际出发,用全面的、历史的、发展的观点认识和估计档案对公司和社会的作用。
(三)各种档案的鉴定,以上级档案管理机关的指导性文件和“各类档案归档范围及保管期限表”,作为公司鉴定档案的依据和标准。
(四)档案鉴定分为初步鉴定与期满鉴定。初步鉴定应结合整理立卷工作同时进行,以卷为单位确定保管期限;期满鉴定应在长期、短期保管期限已满的情况下进行。
(五)进行档案鉴定时,必须在公司档案室人员的主持下,由总经理、主管领导、综合部和有关业务部门组成鉴定小组共同进行;鉴定时,要采取直接鉴定法,逐卷逐件地审查文件,准确地进行分析,判定其价值,剔除已失去保存价值的档案。
(六)档案鉴定完毕,要写出鉴定报告,注明意见,由负责人签字并标注日期。
(七)档案的销毁。经档案鉴定小组鉴定后,对没有保存价值或保管期限已失去保存价值需要销毁的档案,须编制销毁清册和撰写销毁档案内容的分析报告,由鉴定小组成员审核,总经理批准,对已批准销毁的档案,要继续保存一段时间,经验证确无利用价值,方可销毁。销毁时,应派专人监销,监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁的具体日期,并签名盖章。
(八)对批准销毁的无保存价值的档案材料,不得向废品收购部门和其它单位出售或留作它用。
(九)未经审批,任何人不得销毁档案材料。
(十)销毁报告和清册永久保存。 
      十一、 档案库房管理制度
(一)基本原则
1.档案库房管理应坚持“以防为主,防治结合”的原则,按照上级的要求,搞好基础设施建设,同时做好经常性的安全、保卫、保密、卫生等项工作,做到常抓不懈,经常达到“七防”的要求(防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫)。
2.档案库房内应配备温(湿)度计、排风扇、防鼠、防虫药品、吸尘器、空调机、避光等设施、设备。
(二)防火、防光、照明管理
1.档案库房门口应放置防火器材,安全使用电器设备,严禁明火装置,严禁存放易燃、易爆物品。
2.档案室应有遮光窗帘,避免阳光直射。
3.档案库房内不设明线,照明设备要安全、保险。
4.档案保管日常检查,对库藏档案要坚持经常检查(档案员每周要抽查一次)发现问题及时报告,并采取措施予以处理。
(三)库房管理
1.档案库房为机要重地,除档案管理员外,在未经批准,无关人员不得进入库房和保管区段。
2.不允许在库房内开会、休息、娱乐。
3.在库房内不准吸烟和使用明火。
4.库房保持清洁,不准存放无关物品。
5.档案柜架与墙壁要保持一定距离,成行地垂直于有窗的墙面摆设,便于通风降温、通道保护畅通。
6.档案室应安装防盗门窗,每天下班前一定要把全部门窗关好、锁好、防止因天气变化或人为破坏造成损失。

 

下载附件:档案借阅登记表.doc

 

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